Le format de données est une convention utilisée en informatique pour représenter et stocker des données, soit des informations représentant un texte, une page, une image, un son, un fichier exécutable, etc.

Il y a une chose à laquelle on ne pense pas forcément dans la bureautique de l'entreprise c'est de se dire "est ce que mes lettres, rapports, graphes, tableaux seront toujours utilisables si je change de logiciel de traitement de texte, de tableur etc.."

Il faut savoir qu'il existe au moins 2 formats pour les documents :

• Les formats propriétaires

• Les formats ouverts

Si vous utilisez Microsoft Word ou Excel, il s'agit de formats propriétaires.

L'avantage pour le propriétaire d'un tel format est que celui-ci n'est parfaitement lisible qu'avec ses logiciels et il vous dissuade d'aller "voir ailleurs" donc d'utiliser une autre suite bureautique. Ainsi, il augmente le coût de la migration de ses clients vers d'autres solutions logicielles et maintient une emprise sur eux.

De plus, si le format est accepté comme standard, le propriétaire peut obliger ses concurrents à lire et/ou écrire son format, rendant leurs logiciels plus complexes, tout en s'assurant que leurs performances seront moindres aux yeux des utilisateurs.

Un format de données est dit ouvert si son mode de représentation a été rendu public par son auteur et qu’aucune entrave légale ne s’oppose à sa libre utilisation (droit d’auteur, brevet, copyright).

Les formats ouverts sont généralement créés dans un but d’interopérabilité. Un document enregistré dans un format ouvert sera indépendant du logiciel utilisé pour le créer, le modifier, le lire et l’imprimer. L’interopérabilité laisse le choix du logiciel pour utiliser le document libre.

Un standard ouvert est un format ouvert ou libre qui a été approuvé par une organisation internationale de standardisation. Il faut souligner que plusieurs organisations de standardisation acceptent certaines formes de limitations à la diffusion de leurs standards : un standard ouvert peut par conséquent être basé sur un format ouvert mais non-libre.

La suite OpenOffice utilise naturellement un format libre, donc vous ne serez pas tributaire de cette suite en cas d'abandon (et c'est gratuit).

Donc, pensez-y si vous n'êtes pas encore dépendant de Microsoft.